Si alguna vez, en su calidad de empresario o ciudadano, intentó hacer un trámite ante una institución pública y se dio con la sorpresa de que los requisitos eran innumerables o que no tenían sustento legal y, en consecuencia, le tomaría mucho tiempo obtener el resultado, no puede dejar de leer este artículo.

Son las exigencias, requisitos, limitaciones, prohibiciones y cobros que impone cualquier entidad para condicionar, restringir u obstaculizar el acceso o permanencia de los agentes económicos en el mercado, o que puedan afectar a los ciudadanos en la tramitación de procedimientos administrativos sujetos a las normas y principios que garantizan la simplificación administrativa.

¿Cómo identificar una barrera burocrática?

Para identificar si estamos ante una barrera burocrática, el requisito, exigencia o prohibición debe ser una disposición administrativa o una actuación material de alguna entidad de la Administración Pública, que impida u obstaculice la realización de una determinada actividad económica, o que constituya una trasgresión a los principios y normas de simplificación administrativa; y con ello ocasione un perjuicio al ciudadano, empresa o agente económico en general.

¿Qué no se considera una barrera burocrática?

No se considera una barrera burocrática, entre otras:

• Las exigencias, requisitos, limitaciones, prohibiciones o cobros establecidos a través de leyes o en contratos suscritos por una entidad, procesos de subasta o bases de concurso para contratar con el Estado.
• Las omisiones, inacciones o cualquier inactividad de la administración pública.
• Las tarifas o contraprestaciones por servicios prestados por el Estado o por empresas privadas o públicas, ajenos al ejercicio de la función administrativa.
• El cobro de aranceles e impuestos y, en general, cualquier tributo.
• El cobro de arbitrios a personas naturales sin actividad económica.
• La imposición de sanciones.

¿Cuáles son las formas de materialización de una barrera burocrática?

Las barreras burocráticas pueden materializarse de las siguientes maneras:

• Acto administrativo: es la declaración de una entidad pública, destinada a producir efectos jurídicos individuales o individualizables en un administrado o agente económico. Ejemplo: oficio, carta, resolución administrativa.
• Disposición administrativa: es todo dispositivo normativo emitido por una entidad destinado a producir efectos jurídicos abstractos y generales sobre un grupo indeterminado de administrados y/o agentes económicos. Ejemplo: decretos supremos, ordenanzas, decretos de alcaldía.
• Actuación material: es todo comportamiento, manifestación y/o actividad material de una entidad o un funcionario, servidor público o cualquier persona que ejerza funciones administrativas por delegación, que no se viabiliza a través de un acto o disposición administrativa. Ejemplo: folletos que contengan requisitos para tramitar un procedimiento administrativo, comunicados consignados en los portales institucionales de las entidades administrativas.

¿Cuándo una barrera burocrática es ilegal?

• Cuando la entidad administrativa actúa fuera de sus atribuciones.
• Cuando no sigue los procedimientos y/o formalidades que exige la normativa vigente para la emisión y/o publicación de la disposición administrativa que contiene la barrera burocrática.
• Cuando a través de la imposición o aplicación de la barrera burocrática, contraviene normas y principios de simplificación administrativa o cualquier dispositivo legal.

¿Cuándo una barrera burocrática es carente de razonabilidad?

• Cuando la entidad no acredita que la medida está sustentada en el interés público y por tanto no es arbitraria, resultando idónea o adecuada para alcanzar su objetivo.
• Cuando la entidad no acreditó que la medida es proporcional a sus fines, porque genera mayores beneficios que costos y que otras medidas alternativas no resultarían menos costosas o no serían igualmente efectivas.

¿Qué significa la inaplicación de barreras con efectos generales y la inaplicación a un caso concreto?

La inaplicación con efectos generales beneficia a todos los agentes económicos y administrados afectados, real o potencialmente, por una barrera burocrática declarada ilegal y que está contenida en una disposición administrativa.

La inaplicación al caso concreto es el efecto de una resolución que beneficia únicamente al denunciante que obtiene un pronunciamiento favorable, en los supuestos regulados en la Ley.

¿Cuáles son las conductas infractoras de los funcionarios o servidores públicos por incumplimiento de mandato?

• Incumplir el mandato de inaplicación con efectos generales o al caso concreto de la barrera burocrática declarada ilegal o carente de razonabilidad.
• Aplicar u ordenar aplicar una barrera burocrática que previamente fue declarada carente de razonabilidad, luego de publicar lo resuelto en los procedimientos de oficio.

¿Cuáles son las conductas infractoras de las entidades por aplicación de barreras burocráticas ilegales?

• Exigir requisitos adicionales a los establecidos en la ley o en el Texto Único de Procedimientos Administrativos -TUPA de la entidad, o requisitos que estando en el TUPA, no cuentan con sustento normativo vigente.
• Negarse a recibir la documentación o información a la cual están obligadas las entidades en reemplazo de documentación oficial para la tramitación de procedimientos administrativos.
• Establecer plazos mayores a los máximos establecidos en la ley para la ejecución, mantenimiento y/o implementación de infraestructura en servicios públicos, así como aquellos que regulan el otorgamiento de licencias, autorizaciones y/o permisos para la realización de actividades industriales, comerciales o de servicios, públicos o privados.
• Establecer regímenes de silencio administrativo sin observar lo dispuesto en la ley o desconocer el efecto del silencio administrativo positivo, cuando haya operado.
• Desconocer la aprobación automática, cuando haya operado respecto de solicitudes de licencias, autorizaciones y/o permisos para el despliegue, ejecución, mantenimiento o implementación de infraestructura en servicios públicos.
• Impedir o negar la presentación de solicitudes o escritos, contraviniendo las normas que garantizan el derecho de petición en sede administrativa.
• Suspender la tramitación de los procedimientos administrativos, sin contar con una ley o mandato judicial que autorice expresamente a ello.
• Imponer un plazo a la vigencia de las autorizaciones otorgadas para la realización de actividades económicas, sin que exista una ley especial que disponga expresamente tal plazo.
• Imponer nuevas observaciones que no fueron formuladas en una primera oportunidad.

¿Qué criterios deben tener en cuenta las entidades al exigir montos por concepto de derecho de trámite?

El monto para cobrar como derecho de tramitación debe ser determinado en función al importe del costo que su ejecución genera para la entidad.

¿Qué información o documentación no pueden exigir las entidades públicas?

• La información que posean como producto del ejercicio de sus funciones o que deban poseer en virtud de algún trámite realizado anteriormente por el administrado (ciudadano o empresa), siempre que los datos no hubieren sufrido variación.
• La información que haya sido expedida por la misma entidad o por otras entidades públicas del sector.
• La presentación de más de dos ejemplares de un mismo documento ante la entidad, salvo que sea necesario notificar a otros interesados.
• Fotografías personales, salvo para obtener documentos de identidad, pasaporte o licencias o autorizaciones de índole personal.
• Documentos de identidad personal, distintos al Documento Nacional de Identidad.
• Constancia de pago realizado ante la propia entidad por algún trámite, en cuyo caso el administrado sólo queda obligado a informar en su escrito el día de pago y el número de constancia de pago.

¿Qué documentación están obligadas a recibir las entidades públicas?

• Copias simples, en reemplazo de documentos originales, o copias legalizadas notarialmente de tales documentos, acompañadas de declaración jurada del administrado acerca de su autenticidad.
• Traducciones simples con la indicación y suscripción de quien oficie de traductor debidamente identificado, en lugar de traducciones oficiales.
• Las expresiones escritas del administrado contenidas en declaraciones con carácter de declaración jurada.
• Instrumentos privados, boletas notariales o copias simples de las escrituras públicas, en vez de instrumentos públicos de cualquier naturaleza o testimonios notariales, respectivamente.