COMO REALIZAR UN TRÁMITE EN UNA INSTITUCIÓN PÚBLICA Y NO MORIR EN EL INTENTO

Muchas veces tenemos la necesidad de realizar un trámite en una institución pública y nos damos con la sorpresa que debemos acudir más de una vez porque nos realizan una serie de exigencias que convierten el procedimiento burocrático, o debemos pagar un derecho de trámite y no estamos informados. En el presente artículo le informamos sobre los procedimientos que pueden establecer las instituciones públicas y las exigencias que pueden realizar.

¿A través de qué disposiciones se deben crear los procedimientos administrativos, requisitos y costos?

A través de la norma de mayor jerarquía de las entidades, de acuerdo con el siguiente detalle:

Presidencia del Consejo de Ministros, Ministerios, Organismos Públicos Descentralizados y otros Organismos Públicos con calidad de pliego presupuestal, adscritos a la Presidencia del Consejo de Ministros o a los Ministerios, con independencia de la denominación formal que las normas les reconozcan.

Poder Judicial, Ministerio Público, Jurado Nacional de Elecciones, Oficina Nacional de Procesos Electorales, Registro Nacional de identificación y Estado Civil. Consejo Nacional de la Magistratura, Defensoría del Pueblos, Contraloría General de la República, Tribunal Constitucional, Universidades Públicas, Superintendencia de Banca, Seguros y Administradoras Privadas de Fondos de Pensiones y el Banco Central de Reserva del Perú.

Gobierno Regional y sus Organismos Públicos Descentralizados (incluidos los procedimientos de los Direcciones Regionales Sectoriales).

Gobiernos Locales (Municipalidades y sus Organismos Públicos Descentralizados).

¿A través de qué disposiciones se pueden eliminar o simplificar procedimientos administrativos, requisitos y costos?

A través de normas de menor jerarquía. Por ejemplo, mediante resolución ministerial si se trata del Poder Ejecutivo o mediante decreto de alcaldía si se trata de municipalidades.

¿Qué documentos no pueden exigir las entidades?

Aquella que ya posean o deban poseer en virtud de algún trámite realizado anteriormente por el administrado o por haber sido fiscalizado por ellas, durante cinco (5) años anteriores inmediatos.

Aquella que haya sido expedida por la misma entidad o por otras entidades públicas del sector, en cuyo caso corresponde recabarlas a la propia entidad a solicitud del administrado.

Más de dos ejemplares de un mismo documento, salvo que sea necesario notificar a otros interesados.

Fotografías, salvo para obtener documentos de identidad, pasaporte o licencias o autorizaciones de índole personal o por razones de seguridad nacional.

Documentos de identidad personal distintos a la Libreta Electoral o Documento Nacional de Identidad. Asimismo, sólo se exigirá para los ciudadanos extranjeros carné de extranjería o pasaporte según corresponda.

Recabar sellos de la propia entidad, que deben ser acopiados por la autoridad a cargo del expediente.

Documentos o copias nuevas, cuando sean presentadas otras, no obstante haber sido producidos para otra finalidad, salvo que sean ilegales.

Constancia de pago realizado ante ellas por algún trámite, en cuyo caso el administrado sólo queda obligado a informar en su escrito el día de pago y el número de constancia de pago, correspondiente a la administración la verificación inmediata.

¿Las entidades pueden exigir la presentación de formatos o formularios?

Si, siempre y cuando no tengan ningún costo para los ciudadanos o se puedan fotocopiar libremente.

¿Las entidades pueden negarse a recibir documentos?

No, las entidades deben recibir cualquier documento. En especial, las entidades están obligadas a recibir:

Copias simples o autenticadas por los fedatarios institucionales, en reemplazo de documentos originales o copias legalizadas notarialmente. Sólo se exigirán copias autenticadas por fedatarios institucionales en los casos en que sea razonablemente indispensable.

Traducciones simples con la indicación y suscripción de quien oficie de traductor debidamente identificado, en lugar de traducciones oficiales.

Declaraciones juradas mediante las cuales se afirma una situación o estado favorable en relación con los requisitos que solicita la entidad, en reemplazo de certificaciones oficiales, tales como antecedentes policiales, certificados de buena conducta, de domicilio, de supervivencia, de orfandad, de viudez, de pérdida de documentos, entre otros.

Instrumentos privados, boletas notariales o copas simples de las escrituras públicas, en vez de instrumentos públicos de cualquier naturaleza, o testimonios notariales, respectivamente.

Constancias originales suscritas por profesionales independientes debidamente identificados, en reemplazo de certificaciones oficiales, tales como certificados de salud o planos arquitectónicos, entre otros. Se tratará de profesionales colegiados sólo cuando la norma que regula los requisitos del procedimiento así lo exija.

Copias fotostáticas de formatos oficiales o una reproducción particular de ellos elaborada por el administrado respetando íntegramente la estructura  definida por la autoridad, en sustitución de los formularios oficiales aprobados por la propia entidad para el suministro de datos.

¿Las entidades pueden cobrar por los procedimientos administrativos?

Si, siempre que implique la prestación de un servicio administrativo por la entidad a favor de las personas y que haya sido solicitado por estas últimas. En tal sentido, las entidades no pueden cobrar en el marco de un procedimiento de oficio.

¿Cuánto pueden cobrar las entidades por los procedimientos administrativos?

Las entidades solamente pueden cobrar el costo real de los procedimientos administrativos a su cargo y máximo hasta 1 UIT. Asimismo, no pueden cobrar por etapas de un mismo procedimiento y deben estar en capacidad de sustentar los montos que exigen pagar, aplicando solamente criterios indicativos de los verdaderos costos incurridos en la ejecución del procedimiento administrativo. En tal sentido, las entidades tampoco pueden aplicar subsidios cruzados entre procedimientos administrativos, es decir, no se encuentra permitido por ley establecer cobros superiores al costo real de determinados procedimientos a fin de reducir los cobros por otros procedimientos administrativos.

Excepcionalmente pueden cobrar montos superiores a 1 UIT cuando los costos de tramitación superen dicho importe y hayan sido autorizadas para ello.

¿Pueden las entidades suspender la tramitación de procedimientos administrativos?

No, todo procedimiento administrativo debe ser atendido por las entidades, salvo que exista una ley o un mandato letal en este sentido.

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